Co robię, gdy jedna osoba dominuje grupę i zabiera przestrzeń podczas szkolenia?

Prowadzisz warsztat. Zadajesz pytanie do grupy, a odpowiada ciągle ta sama osoba. Mówi długo, z dygresjami, czasem nie na temat. Widzisz, jak inni powoli się wycofują. Ktoś unika kontaktu wzrokowego, ktoś zerka na zegarek, a Ty czujesz, że grupa traci zaangażowanie.

To sytuacja, którą zna wielu prowadzących: trenerów, facylitatorów, menedżerów. I choć nie zdarza się na każdym spotkaniu, wystarczy raz, żeby zaburzyła dynamikę całej grupy. Jako trenerka biznesu od 15 lat wiem, że zarządzanie takim momentem to nie tylko kwestia technik, ale też naszego podejścia i uważności na proces. Oto, co robię.

1. Zaczynam od siebie: intencja, nie ocena

Osoby, które mówią dużo, często naprawdę chcą dobrze. Chcą się podzielić, wnieść coś wartościowego. Rzadko robią to z intencją zdominowania grupy. Dlatego zanim zareaguję, przestawiam swoje myślenie z „on/ona przeszkadza” na „on/ona próbuje się zaangażować, chce być usłyszana”. To pomaga mi podejść z empatią i lepiej zadbać o grupę. Bo moją rolą w tym momencie jest przede wszystkim zadbać o strukturę zajęć tak, aby każdy miał przestrzeń do wypowiadania się.

2. Zasada 1–2 minut na wypowiedź: kontraktujemy

Już na początku spotkania często proponuję prostą zasadę: „Dbajmy o to, by nasze wypowiedzi trwały maksymalnie 1–2 minuty, tak żeby każdy miał szansę się wypowiedzieć. Ja, jako prowadząca, będę Wam dawać sygnał, jeśli zaczniemy tracić poczucie czasu”. Zaznaczam też: „Jeśli ja sama zacznę mówić za długo, możecie śmiało zwrócić mi uwagę”.

To bardzo równoważy dynamikę. Kontrakt to prosty i bezpieczny sposób, bo ustala zasady wspólnej pracy. Jeśli pojawi się osoba zagarniająca czas, łatwiej odwołać się do zasady, która została wcześniej wspólnie ustalona.

3. Rozmowa w przerwie: bez oceny, z uważnością

Czasem wystarczy dyskretna rozmowa w przerwie: „Widzę, że masz dużo do powiedzenia i Twoja perspektywa jest cenna. Jednocześnie zauważam, że część grupy się wycofuje. Może spróbujesz bardziej posłuchać innych? Jestem ciekawa różnych głosów”. To zwykle wystarczy. Wiele osób po prostu nie zauważa, że mówi więcej niż inni, albo nie ma świadomości, jakie to ma konsekwencje dla grupy.

4. Zmienna struktura dyskusji

Modyfikuję formę pracy. Zamiast pytać na forum całą grupę: najpierw proszę o napisanie swoich przemyśleń na kartce (albo na czacie, gdy jesteśmy online), żeby każdy miał chwilę pracy indywidualnej. Potem dzielę grupę na pary lub trójki i zachęcam do rozmowy w małych zespołach. Następnie zbieram wnioski na forum, dbając, by osoba nadmiernie zabierająca głos wypowiadała się na końcu. Dzięki temu nawet jeśli ktoś mówi dużo, w tej metodzie czeka na swoją kolej.

5. Przekierowanie: z szacunkiem i jasno

Jeśli mimo wcześniejszych interwencji uczestnik znów się rozgaduje, delikatnie przerywam: „Dziękuję za ten głos. Chciałabym teraz usłyszeć inne osoby, dajmy im przestrzeń” albo „Zależy mi, żeby każdy miał szansę, posłuchajmy innych perspektyw”. Krótko, stanowczo i z życzliwością. Jednak przerywam i wchodzę w słowo, dbając o grupę.

6. Propozycja ćwiczenia: dziś mów na końcu

Proszę taką osobę: „Mam propozycję. Spróbuj podczas kolejnego modułu wypowiedzieć się jako ostatnia. To może być ciekawe ćwiczenie: posłuchać innych, zanim podzielisz się swoją perspektywą”. W programach rozwojowych dla liderów, menedżerów i handlowców to działa świetnie, szczególnie kiedy uczymy się nawyków zdrowej komunikacji.

Bonus: inne działania, które wspierają równowagę

• Sygnał wizualny: umówiony gest lub symbol (np. dłoń w górze), którym sygnalizuję konieczność zamknięcia wypowiedzi.
• Karty czasu: kolorowe kartki z liczbą minut lub uśmiechem, które pomagają kontrolować długość wypowiedzi bez słów.
• Kreatywne pytania: formułuję pytanie tak, by zachęcało do krótkiej odpowiedzi: „W jednym zdaniu…”, „Jak byś to ujął w trzech słowach?”.
• Gadżet, który uprawnia do wypowiadania się tylko tego, kto trzyma go w ręku.